Você já imaginou ter tarefas do escritório feitas automaticamente, sem precisar executar manualmente todos os dias? Com as Rotinas Automatizadas do sistema Makro, isso é possível!
Esse recurso foi criado para facilitar a rotina do seu escritório, agilizando processos repetitivos e garantindo mais tempo para o que realmente importa. Vamos aprender como funciona?
O que são Rotinas Automatizadas?
As Rotinas Automatizadas são funções programáveis que o sistema executa de forma automática, com base nas configurações feitas pelo usuário. Assim que ativadas, elas seguem os critérios definidos e trabalham sozinhas, sem necessidade de intervenção manual.
Hoje, o sistema oferece mais de 130 rotinas diferentes, que atendem a todas as áreas: contábil, fiscal, pessoal, financeiro e administrativo.
Exemplos de rotinas automatizadas
Algumas rotinas populares que você pode configurar:
Gerar honorários automaticamente:
O sistema calcula os valores dos honorários e permite registrar boletos e enviá-los diretamente para o cliente.Notificar vencimento de certificado digital:
O sistema envia alertas para o usuário ou cliente sobre o vencimento de certificados digitais, evitando atrasos na renovação.Verificação de certidões negativas:
A rotina verifica certidões vencidas ou ausentes no sistema, permitindo atualização e envio automático ao cliente.
Como acessar as Rotinas Automatizadas
Passo 1: Localize o menu
Acesse o menu Administrar.
Em seguida, clique em Automações.
Depois, selecione Rotinas Automatizadas.
Nesta tela, você verá todas as rotinas disponíveis, divididas entre ativas e inativas.
Como ativar uma rotina automatizada
Passo 1: Clique na rotina desejada
Encontre a rotina que deseja ativar e clique sobre ela.
Passo 2: Configure os campos obrigatórios
Campo “Ativo”: Selecione Sim para ativar a rotina.
Dia / Periodicidade / Hora: Defina quando e com que frequência a rotina será executada.
Profissão: Escolha a profissão do responsável pela execução da rotina.
Passo 3: Defina a comunicação com o cliente
Vá até a aba Comunicação.
Escolha Sim ou Não para enviar notificações por e-mail ou WhatsApp.
Importante: O envio só ocorrerá se o escritório tiver habilitado a integração com Gmail e MakroWhats.
Passo 4: Salve a rotina
Após salvar, a rotina aparecerá na tela com o status de rotina ativa.
Como inativar uma rotina automatizada
Se uma rotina não for mais necessária, você pode desativá-la facilmente.
Passo 1: Acesse a rotina
Localize a rotina no menu Rotinas Automatizadas e clique sobre ela.
Passo 2: Marque como inativa
No campo Ativo, selecione Não.
Clique em Salvar.
A rotina agora estará listada no sistema como rotina inativa e deixará de ser executada automaticamente.
Dicas úteis
Use as rotinas para automatizar processos recorrentes como cobranças, notificações e atualizações de dados.
Antes de ativar rotinas com comunicação ao cliente, verifique se as integrações de e-mail e WhatsApp estão corretamente configuradas.
Mantenha a descrição e a periodicidade das rotinas sempre atualizadas.
Termos relacionados e perguntas frequentes
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Integração WhatsApp Makro