O que são as Rotinas Automatizadas?
(Variações: rotinas automáticas, processos automatizados, automação de processos)
Entenda o que são as rotinas automatizadas:
As Rotinas Automatizadas são procedimentos configuráveis no sistema Makro que tornam os processos do escritório mais eficientes. Após sua ativação, essas rotinas são executadas automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, economizando tempo e recursos.
Com mais de 130 rotinas disponíveis, o sistema atende diversas necessidades em todos os departamentos, ajudando o escritório a otimizar suas operações.
Exemplos de rotinas automatizadas:
Gerar honorários automaticamente:
Esta rotina cria e registra os honorários do escritório, permitindo que os valores sejam automaticamente calculados e enviados para o cliente, junto com os boletos.Certificado Digital:
O sistema avisa o usuário e/ou cliente sobre o vencimento do certificado digital. Isso evita a perda de prazo para renovação do certificado.Certidões Negativas:
O sistema verifica se há certidões negativas vencidas ou não cadastradas, facilitando a atualização e o envio dessas certidões aos clientes.
Como gerenciar as Rotinas Automatizadas no sistema Makro
As Rotinas Automatizadas podem ser configuradas e gerenciadas no menu:
Administrar | Automações | Rotinas Automatizadas
Aqui, o usuário pode visualizar todas as rotinas disponíveis, tanto ativas quanto inativas.
Como ativar uma rotina automatizada:
Acesse o menu:
Vá para Administrar | Automações | Rotinas Automatizadas e clique na rotina que deseja ativar.Configuração obrigatória:
Você precisará preencher alguns campos essenciais:Ativo: Selecione a opção Sim para ativar a rotina.
Dia/Periodicidade/Hora: Defina quando a rotina será executada (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.).
Profissão: Vincule a profissão do usuário responsável pela execução da rotina.
Configuração de comunicação (opcional):
Decida se deseja que a mensagem da rotina seja enviada ao cliente, via E-mail ou WhatsApp. Essa integração só funcionará se as configurações de E-mail Gmail e o produto MakroWhats estiverem habilitados no sistema.Salvar:
Após preencher todos os campos necessários, clique em Salvar. A rotina será ativada e aparecerá como “Ativa” no grid.
Como inativar uma rotina automatizada:
Acesse a rotina:
Volte ao menu Administrar | Automações | Rotinas Automatizadas.Inativar a rotina:
Clique na rotina que deseja desativar e marque o campo Ativo como Não.Salvar:
Clique em Salvar. A rotina será desativada e aparecerá como “Inativa” no grid.
Observações importantes:
Periodicidade das rotinas: É possível escolher a frequência com que cada rotina será executada, como diário, semanal ou mensal, adaptando a necessidade do seu escritório.
Integração de comunicação: Se a opção de envio automático de mensagens via E-mail ou WhatsApp estiver ativada, o cliente será notificado conforme a configuração da rotina. Lembre-se de garantir que as integrações de Gmail e MakroWhats estão habilitadas para que isso funcione.
Visibilidade no grid: Após configurar, a rotina ficará visível no grid de Rotinas Automatizadas, com seu status (tiva ou inativa), para fácil acompanhamento.