Guia: Como Configurar e Usar as Tarefas Agendadas no Makrosystem
(sinônimos: automações, lembretes automáticos, tarefa programada, agendamento automático, agenda automática, rotina automatizada, macroadas, envio de lembretes)
1. O que são as Tarefas Agendadas?
As Tarefas Agendadas são lembretes automáticos que ajudam você a organizar compromissos recorrentes.
Elas funcionam como uma agenda de papel digitalizada, permitindo programar atividades que serão enviadas diretamente para a agenda do usuário responsável.
Para que servem?
– Lembrar de ligações importantes.
– Notificar tarefas mensais, semanais ou diárias.
– Automatizar lembretes do escritório.
2. Antes de criar uma tarefa: ativar a rotina automatizada
As Tarefas Agendadas dependem de uma rotina automatizada ativa.
Passo 1 — Acesse Administrar → Automações
No menu principal, entre em Automações.
Passo 2 — Abra a seção Rotina Automatizada
Passo 3 — Localize “Tarefas Agendadas”
Passo 4 — Ative a rotina
Selecione a opção Ativar.
Depois disso, você já pode criar suas tarefas recorrentes.
3. Como criar uma Tarefa Agendada (passo a passo)
Passo 1 — Clique em “Adicionar novo registro”
Passo 2 — Ative a tarefa
Selecione Ativa: Sim.
Passo 3 — Escolha o dia
Defina o dia da execução.
Exemplo: Dia 10.
Passo 4 — Escolha a periodicidade
Você pode selecionar:
Diariamente
Semanalmente
Mensalmente
Anualmente
Passo 5 — Defina o horário
Informe o horário de disparo.
Exemplo: 08:00 da manhã.
Passo 6 — Escolha o usuário responsável
Selecione quem receberá o lembrete na agenda.
Passo 7 — Preencha o campo “Histórico”
Aqui você informa o título da tarefa.
Exemplo: Ligar para clientes.
Passo 8 — Ative a opção “Enviar na agenda do usuário”
Marque Sim, caso queira que esse lembrete apareça na agenda do usuário responsável.
Passo 9 — Adicione uma observação (opcional)
A observação funciona como o corpo do texto, complementar ao histórico.
Exemplo: Ligar para clientes que aguardam retorno do financeiro.
Passo 10 — Se desejar, vincule empresas
Inclua empresas que fazem parte do compromisso.
Exemplo:
– Empresa 1
– Empresa 2
– Empresa 3
Passo 11 — Adicione a base legal (opcional)
Caso a tarefa tenha relação com alguma obrigação legal, o campo pode ser preenchido.
Passo 12 — Clique em Salvar
Pronto! A tarefa está programada.
4. Onde a tarefa aparecerá?
A tarefa será exibida automaticamente na agenda do usuário selecionado, seguindo a periodicidade configurada.
Exemplo do cenário configurado acima:
Todo dia 10, às 08:00, aparecerá o lembrete “Ligar para clientes” com as empresas vinculadas.
5. Dicas importantes
Utilize o campo Histórico como título da tarefa.
Utilize o campo Observação como o conteúdo descritivo.
Programe horários que façam sentido para sua rotina contábil.
Use esse recurso como uma versão digital da sua agenda física — mas com automação.
As Tarefas Agendadas podem ser criadas de diversas formas conforme a necessidade do escritório.
6. Observações finais
A automação de tarefas ajuda você a não esquecer compromissos importantes.
Ideal para rotinas contábeis, fiscais, financeiras e administrativas.
Integrada à agenda, fortalece sua organização diária.
Quando usada com o MakroAdas, amplia seu poder de comunicação com clientes.